Onze Excel-rapportering werd alsmaar onoverzichtelijker en ingewikkelder. Dat werd onhoudbaar.

Altijd een direct geconsolideerd resultaat

Wanneer je niet alleen internationaal actief bent maar ook nog eens vier bedrijven hebt in vier landen, wordt het er boekhoudkundig en rapporteringgewijs niet makkelijker op. Ook Vincent Logistics kampte met deze uitdaging. Toen de rapporteringswensen van het bedrijf hun Excel-petje te boven gingen, maakten ze de overstap naar BrightAnalytics. Vandaag toveren ze met één muisklik de meest recente geconsolideerde cijfers tevoorschijn. En dat vanuit vier boekhoudpakketten en op drie niveaus.

“Vincent Logistics is een logistiek en transportbedrijf met entiteiten in België, Luxemburg, Nederland en Slovakije”, begint Caroline Vergotte. Samen met haar man runt ze Vincent Logistics. “We willen de prestatie van onze bedrijven op de voet kunnen volgen. Maar dat is allesbehalve simpel: niet alleen werken we met gegevens uit vier verschillende boekhoudpakketten, elk land heeft ook een eigen boekhoudkundige wetgeving. Bovendien willen we intercompany transacties makkelijk uit de gegevens kunnen filteren.”

Tot voor kort werkte Vincent Logistics hiervoor met Excel. “Onze rapportering werd echter alsmaar onoverzichtelijker en ingewikkelder, met parameters die uit allerlei richtingen kwamen, en uiterst gevoelige, complexe formules. Dat werd stilaan onhoudbaar. Intercompany transacties moesten bovendien manueel uit de cijfers gehaald worden, wat niet altijd lukte. Een volledig en correct geconsolideerd resultaat was er dus niet. Dat maakte dat we de cijfers altijd voorzichtig moesten interpreteren, en er nooit voor 100% op konden vertrouwen.”

Automatische kostenverdeling op maat

Vincent Logistics ging op zoek naar een tool die soelaas kon bieden. Het was de bank van het bedrijf die hen op een bepaald moment aanraadde om eens met BrightAnalytics rond de tafel te gaan zitten. “Ik had op dat moment al een aantal mogelijke tools bekeken, maar nog niet de passende oplossing voor ons bedrijf gevonden”, zegt Caroline. “Ofwel waren ze te groot en daardoor te duur voor ons als kmo, ofwel konden ze onze vraag om directe consolidatie niet beantwoorden. Nadat we met BrightAnalytics samengezeten hadden en de demo van de tool gezien hadden, hadden we gevonden wat we zochten.”

Accountant Christine Bronckart treedt haar bij: “Wat meteen opviel, was dat het een erg visuele en grafisch sterke oplossing was. Bovendien konden we BrightAnalytics configureren in functie van onze noden. We hanteren namelijk drie analytische niveaus in onze boekhouding: we willen gegevens kunnen analyseren op basis van onze vloot, op basis van transportcategorieën, en op basis van de brandstoffen. Onze rapportering moest aansluiten op wat we tot dan toe deden in Excel, maar dan makkelijker, sneller en foutloos. Uiteindelijk bouwde BrightAnalytics onze P&L uit Excel na in de tool. Inclusief een automatische kostenverdeling op maat voor kosten die niet toegewezen kunnen worden aan een rubriek.”

Zelf bijkomende ratio’s definiëren

Voor IT projectmanager Christoph Mennicken, die zijn schouders zette onder de voorbereidende analyse en mapping, valt verder ook het gebruiksgemak van BrightAnalytics op. “De tool is erg intuïtief. Bovendien kunnen we doorklikken tot in het kleinste detail. Zelfs tot aan de gescande factuur! Budgetcijfers vergelijken met de actuele prestaties gaat snel en makkelijk. En intercompany facturen kunnen we via één klik uitsluiten. De commentaarfunctie zorgt er dan weer voor dat de accountants opvallende cijfers in de maandelijkse rapportering kunnen toelichten voor het management. Handig!”

Ook het feit dat hij – na een halve dag opleiding bij BrightAnalytics – zelf extra ratio’s kan definiëren en creëren die het bedrijf wil opvolgen, vindt hij een belangrijke troef. “Dat zorgt ervoor dat we de meest pertinente zaken voor ons bedrijf goed kunnen opvolgen. Door Covid-19 zijn er bijvoorbeeld parameters waar we meer moeten op letten dan anders. Die krijgen we heel makkelijk op het scherm, zonder dat we hiervoor afhankelijk zijn van een externe programmeur. En bij vragen of problemen helpt BrightAnalytics ons verder. Ze spelen kort op de bal, zijn erg dynamisch, en hebben tot hiertoe al altijd een oplossing gevonden. Een succesvolle samenwerking dus!”

Dé tip van Caroline Vergotte, CFO, voor wie een gelijkaardig project overweegt:

“Bereid je goed voor als je een rapporteringstool wil introduceren: wat wil je uit de tool halen? Hoe krijg je de informatie uit verschillende boekhoudpakketten in de tool? En hoe bouw je je rapportering consequent en logisch op? Zoiets vraagt tijd. Ga niet vlug vlug te werk, maar terdege. Daarna kan BrightAnalytics snel schakelen en is je oplossing in no time up and running.”