Hoe efficiënt groeien?

In een groeitraject is een efficiënte, schaalbare rapportering nog crucialer dan anders

Weinig mensen kennen Incendin. Kunt u het bedrijf even voorstellen?
Hil Foon Wong: Incendin is een groep ontstaan uit het bedrijf Ecochem International, gelegen in Olen. Dat pionierde twintig jaar geleden al met milieuvriendelijke brandvertragende additieven voor houtpanelen, coatings en isolatiemateriaal. In België horen bijvoorbeeld de spaanplaatfabrikanten bij de grote klanten. Daarnaast worden de additieven ook gebruikt voor de productie van pakken van brandweerlui. Het succes van het bedrijf steunt sterk op onderzoek en ontwikkeling om oplossingen uit te werken die precies voldoen aan de wensen van specifieke klanten. Drie jaar geleden hebben we Gimv als financiële partner aangetrokken. Sindsdien zijn we met Ecochem begonnen aan een groeistrategie. Doel is om een reeks complementaire bedrijven en technologieën over te nemen en te integreren in de groep. Sindsdien hebben we verschillende overnames in België en het buitenland gerealiseerd, waaronder de brandblusactiviteit van een familiale Israëlische groep en een spin-off van de UCL die krachtige schuimen heeft ontwikkeld voor brandblusapparaten. Bij deze strategie hoort ook een integratieoefening. Drie buitenlandse productievestigingen gingen dicht. Tegelijk investeerden we in een fabriek met de nieuwste automatische productiesystemen, kantoren, en een groter modern magazijn in Willebroek. Voor die investeringen heeft Incendin innovatiesteun ontvangen van het Vlaams Gewest. Vandaag is Incendin uitgegroeid tot een belangrijke Europese leverancier, zowel van brandwerende poeders en schuimen voor fabrikanten van blusapparaten en -installaties, als van brandwerende additieven aan de hout- en isolatie-industrie. De groep, met een omzet van 65 miljoen euro, is vandaag stevig verankerd in Europa, maar breidt steeds meer internationaal uit. Nu groeien we bijvoorbeeld sterk in het Midden-Oosten en Azië. Het is een teken dat onze strategie werkt. Onze investeringen werpen vruchten af.

Rol CFO en operationele rapportering

De expansie vergt allicht ook een heel andere aanpak van de financiële afdeling. Hoe komt u als CFO daaraan tegemoet?
Hil Foon Wong: In een traject waarbij je vertrekt van een middelgroot bedrijf en telkens andere, kleine tot middelgrote bedrijven overneemt, is een efficiënte, schaalbare rapportering nog crucialer dan anders. Je moet snel grip krijgen op de overgenomen bedrijven, synergieën identificeren en het grensoverschrijdend integratietraject begeleiden zonder zware investeringen in mensen of systemen. Die taken gebeuren nu door een financiële afdeling die bestaat uit twee boekhouders en twee administratieve personen. Dat is alleen mogelijk met een goede IT-ondersteuning. In onze organisatie hanteren we Microsoft Dynamics Navision als ERP-systeem (Enterprise Resource Planning), met daarbovenop een analyse en rapportering van JetReports en Bright Analytics. Deze systemen laten toe om snel in detail naar dezelfde dashboards en KPI’s te kijken Samen met de voormalige eigenaars van de overgenomen bedrijven – die manager blijven na de overname – bespreken we dan de mogelijkheden om de operaties te verbeteren op het vlak van voorraden, productievolumes, verkoop, enzovoort.

Doet u ook inspanningen om die systemen te standaardiseren binnen de groep?
Hil Foon Wong: Ja, voor zover dat mogelijk is, trachten we elk nieuw bedrijf na twee maanden over te zetten naar het ERP-systeem Navision. Nu is er nog maar één bedrijf dat die stap niet heeft gezet, maar daar zijn specifieke redenen voor. Het beheer van al die systemen gebeurt centraal vanuit onze vestiging in Olen, waar twee financiële medewerkers bijkwamen. Ze werken er in nauwe samenwerking met kleine, wendbare IT-partners die instaan voor aanpassingen en updates. De bedrijven uit de Incendin-groep werken dan via remote desktop op onze servers. Dat maakt het beheer weerom gestandaardiseerd en uniform. Alle nieuwe medewerkers krijgen onmiddellijk na de overname dezelfde laptop met dezelfde softwarepakketten. Dat vereenvoudigt niet alleen het IT-beheer, in buitenlandse kantoren helpt dit ook om de medewerkers snel het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van de groep. Maar het gaat verder dan dat. In de aanloop naar de overnametransacties vragen we als deel van de deliverables een kopie van alle masterdata van het bedrijf, in een formaat dat compatibel is met ons ERP- en rapporteringssysteem. Dat laat ons toe om snel in te schatten hoe de IT-integratie in de groep kan verlopen. Een cd-rom met die gegevens is trouwens een voorwaarde om over te gaan tot het betalen van de overnamesom. Op die manier is de integratie van een nieuw bedrijf al begonnen nog voor de aankoop is afgerond. De gemeenschappelijke ERP moeten we dan nog uitrollen, maar de basis is gelegd. De financiële Strategie Efficiënt groeien id-kit rapportering zit bijna vanaf dag één na de overname volledig binnen onze eigen omgeving, mét een historiek van de voorbije jaren.

Hoe gaan de controllers om met deze rapporten in hun contacten met de operationele medewerkers?
Hil foon Wong: Wij hebben vandaag maar één controller voor onze groep van acht bedrijven. Dat komt ook omdat de oorspronkelijke eigenaars vaak op hun eigen manier met financiële informatie omgaan. Zij zijn het gewend om alle beslissingen zelfstandig te nemen. Daarom blijft de controllingfunctie grotendeels beperkt tot het aanreiken van de informatie en het ondersteunen van de gebruikers. Eén teamlid van onze financiële afdeling kreeg een specifieke opleiding in het pakket JET. Zij stelt de rapporten samen zoals elke manager dat wil, maar wel op basis van onze systemen. Eenmaal de onderneming op ons ERPsysteem is overgeschakeld, krijgt de manager ook toegang tot de maandelijkse financiële rapportering in Bright Analytics. Elke manager neemt aan de hand van zijn eigen rapporten op een zelfstandige manier beslissingen. Wij volgen alles op. Dankzij de gebruiksvriendelijkheid van deze systemen en de rijkdom aan informatie die de managers ervaren, laten ze al snel hun eigen manuele rapportjes vallen.

Onze controller is een allroundanalist, die onderzoeken uitvoert die waarde creëren

Ze schakelen op een natuurlijke manier vanzelf om naar de groepsrapportering. Dat zorgt ervoor dat we snel transparantie krijgen, en meestal ook de financieel-administratieve organisatie van de overgenomen bedrijven versneld kunnen afbouwen. De taak van de financiële rapportering van de controller stopt bij ons eigenlijk met het ondersteunen van de managers met de juiste informatie en rapporten. Ik geloof niet in de rol van een groepscontroller die maandelijks schriftelijk commentaar geeft bij de cijfers van elk van de bedrijven in de groep of informatie uit verschillende databases combineert tot een overzichtelijk geheel. JET en Bright Analytics hebben grotendeels deze functie overgenomen. Zodoende is onze controller eerder een allroundanalist die onderzoeken uitvoert die waarde creëren. Voor onze groep gaat het dan bijvoorbeeld over de synergieën na overnames. Evengoed moet diezelfde medewerker in staat zijn om te kijken of er nog voorraadoptimalisatie mogelijk is over de verschillende productiesites heen. Dat vind ik veel waardevoller voor het bedrijf. Als CFO ben ik zelf ook nauw betrokken bij die discussies. Ik werk heel hands-on.

Efficiëntie

U legde al de nadruk op het kleine financiële team, dat toch voor steeds meer bedrijven moet werken. Hoe beheert u dat?
Hil Foon Wong: Een goed ERP-systeem implementeren in het kader van een buy & build-strategie, geeft je als overnemer veel meer financieel inzicht. Het laat ook toe om de operationele processen te stroomlijnen. Tachtig procent van de boekhouding gebeurt immers door de verkoopafdeling en de logistieke medewerkers. We registreren elke pick- of pakbeweging in het magazijn. Die handelingen vormen de basis van de factuur die achteraf uit het systeem rolt. Het is eigenlijk alleen nog de boeking zelf waar de financiële afdeling voor zorgt. Een ERP is gebouwd voor die automatisering. Op die manier slagen we erin om efficiëntiewinsten te boeken, niet alleen op de financiële afdeling, maar ook in de productie, het magazijn en de IT-afdeling.