Identificeer en gebruik uw Key Performance Indicators

Wat zijn KPI's? Key Performance Indicators zijn variabelen die de kritische succesfactoren van uw bedrijf weerspiegelen / meten. KPI’s zullen verschillen afhankelijk van de aard van uw bedrijf en uw bedrijfsstrategie.

Sommige KPI’s moeten gericht zijn op de korte-termijn, anderen zijn dan weer gericht op een lange-termijn strategie. Dus een bedrijf zou zowel de omzet van de huidige maand moeten opnemen in zijn KPI’s, alsook de year-to-date omzet om de evolutie op middellange termijn te kunnen opvolgen.

De gekozen Key Performance Indicators moeten:

  • de doelstellingen van de organisatie weerspiegelen
  • de sleutel zijn tot het succes
  • meetbaar zijn

Eenmaal de definities van wat ze zijn en hoe ze worden gemeten zijn vastgelegd, dan wijzigen deze in principe niet meer.

1. Start met financiële indicatoren

Als een Key Performance Indicator van enige waarde is, dan moet er een manier zijn om deze nauwkeurig te definiëren en te meten. Als gevolg hiervan starten veel bedrijven met financiële indicatoren die gebaseerd zijn op de boekhouding. KPI’s gebouwd op boekhouddata zijn immers snel implementeerbaar en vragen weinig investering.

KPI’s gesteund op de boekhouding zijn dan ook het olympisch minimum voor elk bedrijf. Financiële KPI’s kunnen bestaan uit statistieken op zowel balansrekeningen en/of winst-verlies rekeningen. Bijvoorbeeld: een banksaldo of “Days Sales Outstanding (DSO)” zijn indicatoren gebaseerd op de balansrekeningen. Eenmaal de financiële KPI’s geïmplementeerd zijn kan men de operationele systemen induiken. Uit de grote hoeveelheid operationele data kunnen geschikte KPI’s afgeleid worden. Bijvoorbeeld, geproduceerd volume, aantal ontvangen orders, aantal fte’s, gemiddelde marge per project, …


2. Volg ze op

Werk de KPI’s regelmatig bij en gebruik deze in de dagelijkse management rapportering. Neem de KPI’s op in de budgettering en vergelijk actuele KPI’s met het budget en voorgaande periodes.

Zorg ervoor dat KPI’s opgevolgd worden en onderneem actie als de KPI’s onder de verwachtingen blijven. Daag uw management elke maand uit om 1 of meerdere KPI’s te verbeteren, eventueel gekoppeld aan een bonus-systeem. Bijvoorbeeld: Verbeter volgende maand het aantal dagen klantenkrediet met 10% (en toon het effect van deze actie op de cashflow).


3. Ontwikkelen van een dashboard

Naast de maandelijkse opvolging van de resultaten, investeren veel bedrijven in de ontwikkeling van een dashboard om wekelijks, dagelijks of zelfs real-time de bedrijfsvoering via een aantal meetpunten op te volgen. Het opvolgen van operationele KPI’s is immers een graadmeter voor wat er komen zal en laat het management alsnog toe om op korte termijn acties te ondernemen wanneer dit nodig blijkt. Meten is weten, niet meten is zweten!

Het succes van een dashboard valt en staat met de mate waarin het wordt gebruikt. Er is dan ook meer nodig dan een technisch functionerend dashboard met de juiste data. Om ervoor te zorgen dat je dashboard gebruikt wordt, moet het effectief en aantrekkelijk zijn, en dan nog liefst overal en altijd consulteerbaar.

De implementatie van een dashboard hoeft niet altijd veel geld te kosten. Bestaande tools, zoals BrightAnalytics, kunnen snel en efficiënt gekoppeld worden aan verschillende ERP -en boekhoudsystemen. Deze tools laten toe om op korte termijn de rapportering een niveau hoger te tillen en de graad van betrokkenheid van medewerkers te verhogen. De neuzen in dezelfde richting krijgen is één iets, een dashboard is alvast één tool om ze in dezelfde richting te houden.

Gerelateerde inzichten