De tijd die we vroeger stopten in het voorbereiden van de cijfers, gaat nu naar analyse en controle.

- Joeri Vandewaetere, Controller Belgian Pork Group

In één oogopslag alle relevante cijfers 

Soms zijn bedrijven niet zozeer op zoek naar een tool voor financiële rapportering als ze bij BrightAnalytics aankloppen, maar naar een efficiëntere aanpak voor hun operationele rapportering. Zo ook de West-Vlaamse specialist in varkensvlees Belgian Pork Group (Westvlees). En toch ging het bedrijf uiteindelijk met ons in zee voor – je raadt het al – hun boekhoudkundige rapportering. 

“De laatste jaren is de Belgian Pork Group, onder meer door enkele overnames, sterk gegroeid”, begint Tine Forret, verantwoordelijke boekhouding en fiscaliteit. “We waren al zo ver dat al onze bedrijven met hetzelfde boekhoudpakket werkten, maar voor de operationele rapportering deden we nog een beroep op Excel. Het kostte ons dan ook veel tijd om cijfers voor te bereiden. Moest één cijfer aangepast worden, dan had dit bovendien grote consequenties. Daarom gingen we op zoek naar een tool waarin we zowel de totaalrapportering konden zien, als de kleine details.” 

 

Gebruiksklaar opgeleverd

Belgian Pork Group wilde niet alleen de budgettering kunnen vergelijken met de werkelijke cijfers, maar ook hun zogenaamde ‘interne weekrekening’ managen. Controller Joeri Vandewaetere legt uit: “Omdat de varkensprijs van week tot week schommelt, willen wij wekelijks ons resultaat opvolgen. Daarom factureren we wekelijks onze verkopen en maken we voor onze aankopen een voorziening op basis van recepties van de facturen die we zullen ontvangen. De verschillende weekrekeningen tellen we samen tot een maandrekening, die we vergelijken met de afsluiting van de boekhouding. Dat gebeurde tot voor kort allemaal in Excel.” 

Uiteindelijk wees de CFO van Belgian Pork Group Tine en Joeri de weg naar BrightAnalytics. Hij had op een evenement kennisgemaakt met de managementrapportage software en was meteen enthousiast. “Toen BrightAnalytics zich niet veel later bij ons kwam voorstellen, stelden we vast dat hun oplossing veel meer boekhoudgericht was dan we aanvankelijk dachten”, gaat Tine verder. “Bij nader inzien bleek dat we de software net daarom goed konden gebruiken. Bovendien kon onze weekrapportering er op maat in worden nagebouwd, wat het werk voor ons veel zou vergemakkelijken gezien dit in Excel veel te complex was.”

Niet veel later kon de Belgian Pork Group al aan de slag. “De mensen van BrightAnalytics kwamen één keer langs om kennis te maken, een tweede keer om te bespreken wat we precies wilden, en pakweg een maand later werd de oplossing al gebruiksklaar opgeleverd. Zo was het financieel platform vanaf dag 1 operationeel”, aldus Joeri. “En dat volledig op maat van onze noden, zowel qua opbouw als wat betreft het visuele aspect. We kunnen nu zowel de totaalcijfers bekijken als die per bedrijf, per kostensoort of per afdeling. Zelfs tot op factuurniveau. Onze weekrapportering wordt voorgekauwd door het systeem en toont ons in één oogopslag alles wat we willen zien.”

 

Meer tijd voor controle en analyse

Dat dit een enorme tijdswinst oplevert, spreekt voor zich. “De tijd die we vroeger stopten in het voorbereiden van de cijfers, gebruiken we nu om effectief controle te doen op de analytische boekhouding”, zegt Tine. “Bovendien kunnen de diverse verantwoordelijken nu zelf doorklikken tot in de details, waardoor ze zich niet alleen beter kunnen voorbereiden op besprekingen, maar ook zelf analyses kunnen uitvoeren. Ook de grafieken en dashboards vinden we handig. In de toekomst willen we die graag op maat van de gebruiker vormgeven. Want een CEO en een CFO willen natuurlijk andere gegevens zien. Gelukkig pikken de mensen van BrightAnalytics onze vragen meteen op: we krijgen dezelfde dag antwoord, en vaak zelfs al een oplossing.” 

Hoewel de tool sinds begin 2020 werd geïmplementeerd bij de Belgian Pork Group, geeft het bedrijf zelf aan dat ze BrightAnalytics nog volop verder uitrollen binnen het bedrijf. “Naast onze CEO en CFO gebruiken ook de boekhouding en controlling het platform”, zegt Tine. “Sinds kort hebben ook de productieverantwoordelijken toegang. Zij vragen nu al om ook de onderhoudskosten in kaart te brengen. Daarnaast ontdekken wij zelf nog elke dag nieuwe rapporteringsmogelijkheden. We hebben dus zeker nog niet alle potentieel van de tool benut, en willen er in de toekomst nog meer uithalen dan we nu al doen.”

De mensen van BrightAnalytics pikken onze vragen altijd meteen op. We krijgen dezelfde dag antwoord, en vaak zelfs al een oplossing. 

- Tine Forret, Verantwoordelijke Boekhouding & Fiscaliteit Belgian Pork Group

Dé tip van Belgian Pork Group voor wie een gelijkaardig project overweegt:

“Een goede voorbereiding is key: denk op voorhand na welk rapport het werken voor jouw bedrijf makkelijker en efficiënter zou maken. En breng alvast in kaart welke informatie BrightAnalytics dan nodig zal hebben om dit te kunnen realiseren. Zo gaat de implementatie nadien des te vlotter.” 
 

  • Gebruiksklaar opgeleverd
  • Onmiddellijk operationeel
  • Doorklikken kan tot op factuurniveau
  • Actuele cijfers op elk moment beschikbaar
  • Creëert tijd voor analyse en controle
  • Vlotte, constructieve samenwerking


⭐⭐⭐⭐⭐

Varkensvlees voor elk eetmoment: dat is waar de Belgian Pork Group (ook wel gekend als Westvlees) – uit Westrozebeke - voor staat. Het verwerkt, vriest in, verpakt en etiketteert verse tot panklare gerechten op maat van de klant. De productie gebeurt volledig in eigen huis, en daarvoor doet het een beroep op zo’n 850 medewerkers. Omdat de prijs van varkensvlees schommelt van week tot week, maakt de Belgian Pork Group niet alleen een maandafsluiting, maar ook weekrekeningen. En dat verloopt vandaag des te sneller en handiger in BrightAnalytics.

Wie is fan van BrightAnalytics?